オークションの管理2データベース

さて、お客様からメールが到着します。落札の瞬間にメールが届く場合もありますが2%くらいですか。普通はその日の夜中。次に翌日、これが80%はしめます。後の10%くらいは2〜3日後ですね。↓は私のメールボックスですが。

この「Apple」さんからのメールがお客様のメールとしましょう。ファイルメーカーの話を書いていたら丁度ファイルメーカーの案内のメールが来ましたね。(偶然!....)

メールのヘッダー。ここがメールボックスで表示される「差出人名」ですから、これをコピーします。

そして先日登録したデータベースのマスを埋めて行きます。この差出人登録は重要、毎日5人くらいの人からメールが来ると、どの人のメールが、どの差出人名か分からなくなる訳です。

これで切り替えると先の「Apple」が○の所に反映されています。そして「名前・住所」などをタイピングせずにメールからコピペしていきます。タイピングは間違いの元ですからコピペです。

このデータベースの便利な所は色んな設定が出来ます。例えば”各タブ”に同じデータが入れば”警告音”を発する設定をします。

オークションIDを打ち込んで”警告音”が鳴れば「以前にも購入履歴あり」ですから、早速検索して前回購入商品と日にちが分かります。そこで”落札お礼メール”には、

「再度の落札有り難うございます。またお会いしましたね(^_-)-☆。前回は○○年○月に××の落札でしたね」と書き添えればGOOD! d(^_^)

IDの入力では警告音がしないが、電話番号で警告音がすれば「この人IDを変えたな」となります(;^_^A。

実際にあった面白い所ではIDでも名前でもメルアドでも警告音がしないのに、携帯番号で警告音。

その番号で検索すると違った2人の名前が出てきます。これってどういう事?こちらはコピペですから間違いが無いとすれば、相手のタイピングミスだった?

実際問題、携帯の番号が記載されていても電話はしないですから分からないですよね。

次に○の所に「発送方法・時間指定・指定日」などを打ち込んでいきます。これも作るときに「日付」とか「時間」で作っていけば、例えば時間のところに「20.25」と打ち込むとエラーではじいてくれます。「”.”ではなく”:”にしないと入力が出来なくなります。日付も「2006-2.1」ではエラー。「2006.2.1」と入れます。

これ何の意味があるかと言えば、検索するときにタイプミスがあれば検索されないからです。

また「ルックアップ機能」というのもあって別にデータファイルを作らないといけませんが例えば。「生年月日」ってフィールドがあるとします。このルックアップファイルを作っておけば「昭和」「年」「月」「日」と入力すれば「西暦1990.2.3/年齢15才」と表示させる事が出来ます。もちろん「2月4日」に検索すれば「16才」と表示されます。



落札お礼メールは”澄み”になっていましたね。


次に、お客様個人情報の入力が終われば「受け付けました」メールを送って。○の所にこちらからの「発送日」を入れておきます。これで28日当日、この欄が「28」の物だけ発送すれば良い訳です。

そして「受け付けました」メールを送信済みであることも記載しておきます。

次に、お客様の希望支払先も入力。意外に「振り込みました」のみで何処に振り込んだかお知らせ頂ける方は半分くらいですから、この入力は便利です。

そして入金確認させて頂きましたら、振り込み先と振り込み日を入れておきます。

次に○の所、「入金確認させて頂きました!」メールを送った事も記載しておきます。

ついでに「金具を換えてください」とか「ラッピング」とか「ベルト調整」などがあればここに”赤い字”で記載されるように設定しておきます。

発送前に確認しておけば、ミスが無くなります。

次はこの位置に「伝票番号」を記載しておきます。これで発送の連絡はこの情報をコピーしてメールに貼り付けます。また「荷物が届かない」といった問い合わせにも直ぐに対応出来ます。

梱包が完了した時点で○の所に記載。

そして「発送いたしました」メールを送った後で、右の○に記載しておきます。

ここで「送りましたメール」ですね。

これも先に紹介した「Copy&Paste」で「3」を押しながら貼り付けで。上記定型文です。
赤い○の所に伝票番号を貼り付けるのみです。

そして!

この赤い○は重要です。そう「添付写真」です。何かと言えば。

送り状伝票のスキャンを添付します。こうしておけば受け取った方は安心出来ます。ちゃんと”時間指定もしてくれているなと”。

メール便の場合も添付しておけば安心されます。この添付の良い所は、安心だけではありません。

こちらも人間です。間違う事だってあります。”マンション名が抜けています!”とか、”番地が間違ってます!”って事もあります。その場合でも先に添付を送っておけば購入者が指摘しやすいですから、配達前に手が打てます。

また、急いで発送した場合、データベースに伝票番号の記載を忘れる事があります。
そんな時に限って”届きません”といったクレームが。その時、問い合わせるにも伝票番号を記載し忘れてる訳ですから困ります。

でも添付の癖を付けておけば、この写真を開けば直ぐに分かりますね。

さて次は「オークション管理3」評価忘れを無くす手順です。

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